Durante quanto tempo tem de guardar as faturas?
Em Portugal, as faturas e os documentos da contabilidade guardam-se durante 10 anos. Veja o que diz a lei, o que conta e como as guardar em formato digital.
Em resumo
- As faturas e os documentos da contabilidade guardam-se durante 10 anos (artigo 52.º do Código do IVA e artigo 123.º do Código do IRC).
- O prazo conta-se em anos civis a seguir ao ano do documento: uma fatura de 2026 guarda-se até ao fim de 2036.
- A lei aceita o arquivo em formato eletrónico, desde que garanta a autenticidade, a integridade e a leitura dos documentos.
- Organizar por ano, mês e tipo torna qualquer pedido da AT rápido de responder.
Uma fatura de hoje pode ser pedida pela AT daqui a vários anos. Por isso a lei obriga a guardar as faturas e os outros documentos da contabilidade durante 10 anos. A boa notícia é que podem estar em formato digital.
O que diz a lei?
Duas regras dizem o mesmo:
- o artigo 52.º do Código do IVA obriga a arquivar e conservar em boa ordem todos os registos e os documentos de suporte durante os 10 anos civis seguintes (redação do Decreto-Lei n.º 49/2025, em vigor desde 1 de julho de 2025);
- o artigo 123.º do Código do IRC pede que os livros, os registos contabilísticos e os documentos de suporte se conservem em boa ordem durante 10 anos.
O próprio artigo 52.º remete as regras do arquivo para legislação especial, que é hoje o Decreto-Lei n.º 28/2019.
Como se conta o prazo?
Em anos civis, a partir do ano seguinte ao do documento:
| Data da fatura | Guardar até |
|---|---|
| 15 de março de 2026 | 31 de dezembro de 2036 |
| 30 de dezembro de 2026 | 31 de dezembro de 2036 |
| 2 de janeiro de 2027 | 31 de dezembro de 2037 |
Que documentos se guardam?
- as faturas de compra e as de venda;
- as notas de crédito e os recibos;
- os extratos bancários;
- os contratos e os outros documentos que justificam lançamentos na contabilidade.
Posso guardar as faturas só em digital?
Sim. O Decreto-Lei n.º 28/2019 aceita o arquivo em formato eletrónico, desde que fique garantida a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade durante todo o prazo. Na prática:
- guarde as faturas eletrónicas no formato em que chegaram (normalmente PDF), sem as alterar;
- faça cópias de segurança noutro sítio;
- mantenha-as organizadas, para as encontrar quando a AT as pedir;
- confirme com o contabilista as regras para digitalizar faturas que chegaram em papel.
Como organizar 10 anos de faturas
O que funciona melhor é uma estrutura simples e igual todos os anos:
2026/
01 Janeiro/
Faturas/
Notas de crédito/
Recibos/
Extratos/
02 Fevereiro/
…
E um nome de ficheiro que diga o essencial: a data, o fornecedor, o número e o valor (por exemplo, 2026-10-24 Eletra FT 10-88213 412,37.pdf).
Como o Vinc guarda as faturas
O Vinc arquiva cada documento por ano, mês e tipo, com um nome padrão. Os ficheiros ficam cifrados em servidores na União Europeia, com uma cópia de segurança diária noutra localização, protegida contra apagamentos durante 30 dias. Pode também ter uma cópia no seu Google Drive.
Perguntas frequentes
Os trabalhadores independentes também têm de guardar as faturas 10 anos?
As regras de conservação do Código do IVA aplicam-se aos sujeitos passivos de IVA. Se trabalha por conta própria, guarde as faturas da atividade pelo mesmo prazo, por segurança.
Posso deitar fora as faturas em papel depois de as digitalizar?
Depende das condições da digitalização. Confirme com o seu contabilista antes de destruir os originais.
Quanto espaço ocupam 10 anos de faturas em PDF?
Pouco: uma fatura em PDF tem, em média, menos de 200 KB. Mil faturas por ano cabem em menos de 2 GB em 10 anos.
Fontes
- Código do IVA, artigo 52.º (Portal das Finanças)
- Código do IRC, artigo 123.º (Portal das Finanças)
- Decreto-Lei n.º 28/2019 (Diário da República)
Este artigo é informativo e não substitui o conselho de um contabilista certificado. As regras fiscais mudam: confirme sempre no Portal das Finanças.
