Fecho do mês: o que enviar ao contabilista
Uma lista de verificação para fechar o mês sem correrias: as faturas de compra e de venda, o e-Fatura confirmado, os extratos, o que está pago e o que falta.
Em resumo
- O contabilista precisa, todos os meses, das faturas de compra e de venda, das notas de crédito, dos recibos e dos extratos bancários.
- Antes de enviar, confirme no e-Fatura que não falta nenhuma fatura de compra (os fornecedores comunicam-nas até ao dia 5 do mês seguinte).
- Junte o que está pago e o que está por pagar: poupa perguntas e correções.
- Um envio único, organizado e com uma folha de resumo é o que mais tempo poupa aos dois lados.
O contabilista não consegue fechar o mês sem os seus documentos. E cada fatura que chega tarde é uma correção, um telefonema ou uma declaração de substituição. Esta lista ajuda a enviar tudo de uma vez, completo.
O que enviar ao contabilista todos os meses
| Documento | Porque é preciso |
|---|---|
| Faturas de compra | Despesas e IVA dedutível |
| Faturas de venda | Receitas e IVA liquidado (se o programa de faturação não as partilhar já) |
| Notas de crédito | Correções às faturas |
| Recibos | Prova de pagamento, sobretudo nos regimes de caixa |
| Extratos bancários, de todas as contas | Pagamentos, recebimentos e despesas sem fatura |
| Faturas em falta (lista) | O contabilista sabe o que ainda vai chegar |
A lista de verificação do fecho
- Junte as faturas de compra do mês: do email, das mensagens, do papel. Digitalize as de papel.
- Confirme no e-Fatura que estão todas. A partir do dia 6, compare as comunicadas pelos fornecedores com as que tem. Leia como encontrar as faturas em falta.
- Peça as que faltam aos fornecedores, com o número, a data e o valor.
- Separe as despesas pessoais, se trabalha por conta própria.
- Descarregue os extratos de todas as contas, do mês inteiro.
- Ligue os pagamentos às faturas: o que está pago, o que está por pagar. Leia como fazer a reconciliação bancária.
- Envie tudo num só envio, organizado por tipo, com uma folha de resumo.
Como organizar o envio
- Uma pasta por mês, com subpastas por tipo: faturas, notas de crédito, recibos, extratos.
- Nomes de ficheiro claros: a data, o fornecedor, o número e o valor.
- Uma folha Excel com uma linha por fatura: fornecedor, NIF, número, data, total, IVA, se está paga e se está confirmada no e-Fatura.
Os erros mais comuns
- Enviar as faturas aos poucos, ao longo do mês seguinte.
- Esquecer os extratos de uma das contas.
- Faturas sem o NIF da empresa, que não servem para deduzir o IVA.
- Duplicados: a mesma fatura enviada por email e em papel.
As faturas que chegam depois do envio
Acontece sempre: uma fatura do mês passado que só chega agora. Envie-a logo, com a indicação do mês a que pertence, em vez de a juntar ao mês seguinte.
Como o Vinc prepara o envio
No Vinc, o separador Contabilista mostra o mês, o que ainda falta e o envio com um clique: os PDF organizados e uma folha Excel com todas as faturas, o estado no e-Fatura e o pagamento. As faturas que chegam depois aparecem à parte, para as enviar também. O contabilista pode entrar como membro, sem pagar à parte, com acesso só para ver e exportar.
Perguntas frequentes
Até que dia devo enviar os documentos ao contabilista?
Combine uma data com ele. Muitas empresas enviam até ao dia 10 do mês seguinte, depois de os fornecedores comunicarem as faturas à AT (até ao dia 5).
Preciso de enviar as faturas de venda?
Depende do programa de faturação: muitos já partilham as vendas com o contabilista ou com a AT. Pergunte-lhe o que prefere.
O contabilista consegue ver o e-Fatura sozinho?
Pode, se tiver acesso ao Portal das Finanças da empresa. Mesmo assim, precisa das faturas e dos extratos, que o e-Fatura não tem.
Fontes
Este artigo é informativo e não substitui o conselho de um contabilista certificado. As regras fiscais mudam: confirme sempre no Portal das Finanças.
