Como organizar as faturas que chegam por email (Gmail e Outlook)
Um endereço só para faturas, filtros que as separam sozinhos e uma pasta por mês. Veja como organizar as faturas no Gmail e no Outlook, passo a passo.
Em resumo
- Um endereço só para faturas (por exemplo, faturas@empresa.pt), dado a todos os fornecedores, resolve metade do problema.
- No Gmail, um filtro com palavras como "fatura" e com anexos põe as faturas numa etiqueta própria; no Outlook, uma regra move-as para uma pasta.
- Guarde os PDF fora do email, por ano, mês e tipo, com um nome de ficheiro padrão.
- Uma vez por mês, confirme no e-Fatura que não falta nenhuma.
As faturas chegam por email, misturadas com newsletters, propostas e conversas. Sem um sistema, perdem-se. Com três hábitos simples, ficam todas no mesmo sítio sem esforço.
1. Um endereço só para faturas
Crie um endereço como faturas@empresa.pt (ou um alias do email principal) e dê-o a todos os fornecedores. Atualize-o nas contas da luz, das telecomunicações, dos seguros e dos programas que paga.
Vantagens: as faturas não se misturam com o resto, e qualquer pessoa da equipa (ou o contabilista) pode ter acesso só a essa caixa.
2. Filtros que separam as faturas sozinhos
No Gmail
- Na barra de pesquisa, abra as opções de pesquisa.
- Em Contém as palavras, escreva:
fatura OR factura OR invoice OR recibo OR "nota de crédito". - Marque Tem anexo.
- Carregue em Criar filtro, escolha Aplicar a etiqueta (por exemplo, "Faturas") e, se quiser, Ignorar a Caixa de entrada.
No Outlook
- Abra Definições › Correio › Regras e crie uma nova regra.
- Condição: o assunto ou o corpo inclui "fatura" e tem um anexo.
- Ação: mover para a pasta "Faturas".
3. Guardar os PDF fora do email
O email não é um arquivo: tem limites de espaço e as mensagens apagam-se. Descarregue os PDF para uma pasta organizada:
| Pasta | Exemplo |
|---|---|
| Ano | 2026 |
| Mês | 10 Outubro |
| Tipo | Faturas, Notas de crédito, Recibos, Extratos |
E use um nome de ficheiro padrão: 2026-10-24 Eletra FT 10-88213 412,37.pdf. As faturas guardam-se durante 10 anos (leia quanto tempo guardar as faturas).
4. Os anexos que não são faturas
Orçamentos, propostas, faturas pró-forma e guias de transporte também chegam com anexos e com a palavra "fatura" no texto. Não os guarde com as faturas: não são compras (leia os tipos de faturas).
Como o Vinc faz isto sozinho
O Vinc liga-se ao Gmail, ao Outlook ou a qualquer email por IMAP, só com permissão de leitura. Todas as noites procura os anexos que são faturas, recibos, notas de crédito ou extratos, lê os dados de cada um e guarda-os por ano, mês e tipo, com um nome padrão. Os anexos que não são documentos da empresa não se guardam.
Perguntas frequentes
Posso usar o email pessoal para as faturas da empresa?
Pode, mas misturar dificulta. Um alias só para faturas, mesmo no mesmo email, já ajuda muito.
O contabilista pode ter acesso à caixa das faturas?
Pode, se for uma caixa só de faturas. É mais seguro do que partilhar o email principal.
E as faturas que chegam como link, sem anexo?
Alguns fornecedores enviam só um link para a área de cliente. Descarregue o PDF e guarde-o com as outras, ou peça ao fornecedor para o enviar em anexo.
Fontes
- Google, Ajuda do Gmail, criar regras para filtrar emails
- Microsoft, Ajuda do Outlook, gerir emails com regras
Este artigo é informativo e não substitui o conselho de um contabilista certificado. As regras fiscais mudam: confirme sempre no Portal das Finanças.
