Fatura, fatura simplificada, fatura-recibo e recibo: as diferenças
Só a fatura, a fatura-recibo e a fatura simplificada cumprem a obrigação de faturar. Veja quando se usa cada uma, os limites da simplificada e o papel do recibo.
Em resumo
- A fatura (FT), a fatura-recibo (FR) e a fatura simplificada (FS) cumprem a obrigação de faturar; o recibo (RG) só prova um pagamento.
- A fatura simplificada só pode usar-se até 1 000 € nas vendas de bens por retalhistas a particulares, e até 100 € nos outros casos (artigo 40.º do Código do IVA).
- A fatura-recibo junta a fatura e o recibo num só documento, quando se paga no momento.
- A nota de crédito (NC) corrige uma fatura para menos; a nota de débito (ND), para mais.
As siglas no topo dos documentos (FT, FS, FR, NC, RG) dizem que tipo de documento tem nas mãos. E não é indiferente: só três deles cumprem a obrigação de faturar. Os outros corrigem faturas ou provam pagamentos.
Que documentos cumprem a obrigação de faturar?
Por cada venda de bens ou prestação de serviços, o fornecedor tem de emitir uma fatura (artigo 29.º do Código do IVA). Essa obrigação cumpre-se com um de três documentos:
| Sigla | Documento | Quando se usa |
|---|---|---|
| FT | Fatura | O documento completo, sem limite de valor |
| FR | Fatura-recibo | Uma fatura paga no momento: é a fatura e o recibo num só |
| FS | Fatura simplificada | Valores baixos, com menos elementos obrigatórios |
Os documentos que não são faturas
| Sigla | Documento | Para que serve |
|---|---|---|
| NC | Nota de crédito | Corrige uma fatura para menos: devolução, desconto, erro |
| ND | Nota de débito | Corrige uma fatura para mais |
| RG | Recibo | Prova que uma fatura foi paga |
| OR, PF | Orçamento, fatura pró-forma | Uma proposta de preço: não é uma compra |
| GT, GR | Guia de transporte, guia de remessa | Acompanham mercadorias |
Quando se pode usar a fatura simplificada?
O artigo 40.º do Código do IVA só a deixa usar quando o IVA é devido em Portugal e em três situações:
- vendas de bens por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares, até 1 000 €;
- outras vendas de bens e prestações de serviços, até 100 €;
- operações de quem está no regime de isenção do artigo 53.º (alínea acrescentada pelo Decreto-Lei n.º 35/2025).
Tem menos elementos do que a fatura completa, mas tem de ter sempre o nome e o NIF do fornecedor, os bens ou serviços, o preço, as taxas e o IVA e, quando o cliente é uma empresa, o NIF da empresa.
E a fatura-recibo?
É uma fatura completa, com a indicação de que já foi paga. Usa-se quando o pagamento acontece ao mesmo tempo que a venda, por exemplo num serviço pago na hora. Poupa um documento: não é preciso emitir o recibo à parte.
Em quanto tempo tem de chegar a fatura?
A regra geral do artigo 36.º é que a fatura se emite o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o IVA é devido (normalmente, a entrega dos bens ou a prestação do serviço). Se paga antes, a fatura emite-se na data do pagamento.
Como o Vinc trata cada tipo
O Vinc lê o tipo de documento no texto e no QR code. As faturas, as faturas-recibo e as simplificadas contam como faturas; as notas de crédito abatem ao total do fornecedor; os recibos ligam-se à fatura que pagam e marcam-na como paga. Orçamentos, faturas pró-forma e guias não contam como compras.
Perguntas frequentes
Uma fatura simplificada serve para deduzir o IVA?
Serve, se tiver o NIF da empresa e os restantes elementos obrigatórios. Peça sempre o NIF na fatura.
Uma fatura pró-forma é uma fatura?
Não. É uma proposta ou um pedido de pagamento antecipado. A fatura verdadeira emite-se depois.
Qual é a diferença entre recibo e fatura-recibo?
O recibo só prova um pagamento de uma fatura que já existe. A fatura-recibo é a própria fatura, com o pagamento incluído.
Fontes
- Código do IVA, artigo 40.º, faturas simplificadas (Portal das Finanças)
- Código do IVA, artigo 36.º, prazo e formalidades das faturas (Portal das Finanças)
- Ofício-circulado n.º 30141/2013 (Portal das Finanças)
Este artigo é informativo e não substitui o conselho de um contabilista certificado. As regras fiscais mudam: confirme sempre no Portal das Finanças.
