Como pedir uma fatura em falta ao fornecedor (com modelo de email)

Uma fatura em falta é, quase sempre, uma fatura que existe mas não chegou: foi para outro email, ficou no programa do fornecedor ou nunca foi enviada. Pedi-la bem à primeira poupa trocas de emails.

#O fornecedor tem de emitir a fatura?

Sim. O artigo 29.º do Código do IVA obriga a emitir fatura por cada venda de bens e por cada serviço. E o artigo 36.º fixa o prazo: em regra, o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o IVA é devido. Nos pagamentos antecipados, a fatura emite-se na data do pagamento.

#Que dados indicar no pedido?

Os que permitem ao fornecedor encontrar a fatura em segundos. Estão todos no e-Fatura (leia como encontrar as faturas em falta):

• o número da fatura (por exemplo, FT 2026/561200);
• a data;
• o valor total;
• o NIF da sua empresa, para a fatura sair no nome certo;
• o email para onde a quer.

#Modelo de email

Se pede várias de uma vez ao mesmo fornecedor, junte-as numa lista no mesmo email.

#E se a fatura não estiver no e-Fatura?

Então ou o fornecedor ainda não a comunicou (tem até ao dia 5 do mês seguinte), ou foi emitida sem o NIF da empresa. Neste caso, peça uma fatura com o NIF. Uma fatura sem o NIF da empresa pode não servir para deduzir o IVA.

#Dicas para não ter de pedir

1. Um email só para faturas, que passa a todos os fornecedores.
2. NIF da empresa sempre, mesmo em compras pequenas.
3. Peça o PDF por email em vez do papel: chega mais depressa e não se perde.

#Como o Vinc pede faturas

Nas faturas que faltam, o Vinc tem o botão Pedir fatura: escreve o email com o número, a data e o valor, envia-o ao fornecedor e as respostas vão para o email que escolher. Quando o PDF chega, liga-o sozinho ao registo do e-Fatura.